成功與主管溝通年度規劃及預算的5個好方法

年底了，有些訓練夥伴需要規劃明年度的預算或訓練提案，辛辛苦苦規劃出來後總希望可以成功爭取主管(或老闆 以下略)的支持，讓訓練提案與預算可以順利進行，以下整理五個以前我當HR在跟主管提年度訓練規劃與預算時覺得好用的方法：

#1事前提供會議資料
我遇過的多數主管幾乎都很忙碌，所以多數時候我都會提前把提案email給他先參考，或是寄會議通知的時候夾進附檔，讓他有空的時候可以先看，有些主管為了讓會議有效率進行，有事前閱讀會議資料的好習慣，實際開會時，便能大大提高有效溝通的機率；如果是沒有習慣提前準備會議的主管，你也可以藉由提醒開會時間，順帶說我有準備資料給您參閱，有空也可以先看一下哦。明示暗示他你希望他先看一下資料。

#2先講結論再講過程

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我發現有一招在跟主管說明時很好用：先講結論再講過程。
因為他們多數時候很忙，如果你有做到前述第一點事前提供資料，那在會議一開始的時候你就可以直接作為開頭，例如：「我前天有mail給您ＸＸ資料，就是我們這場會議要講的，這份報告的重點是要跟您說明我們明年度的教育訓練的規劃是什麼，預算是ＸＸＸ，會這麼規劃的原因是......」

#3從他在意的地方開始講
看你跟主管熟不熟，如果熟的話你會知道他在意什麼，從這邊開啟話題；如果你是久久見到一次主管，不太知道他會在意什麼，那就建議你可以開個簡短的頭（參考上面第二點）幫他暖身進入狀況，接著他應該會提出一些問題，你就可以從他的問題開始分析他在意什麼，順著他重視的地方，繼續報告你要溝通的內容。

比方說如果主管是在意跟其他單位主管的關係（像合夥人制度的公司），如果執行這個專案可以得到其他單位主管的信任或支持，就從這個點開始切入；如果對方是在意成效，那就從看得見的專案產出開始講。

#4從錢的角度分析
這招在多數情況有效，雖然有些主管重視效益甚於錢，但在意錢的畢竟還是多數。

我通常會先報告明年度預估的費用數字，接著講歷年花的訓練費用「如果明年預算比去年高原因是什麼？做這個會比去年帶來更多營收嗎？」從中間的差異點開始說明為什麼是這樣，有可能是來自於自己對學員、組織、公司的了解與判斷，盤點訓練缺口，所制定出來的對應訓練計劃。

#5簡報內容要淺顯易懂
不管是簡報還是書面報告，每一頁版面都只要著重於一件事：你想表達的1~3個重點是什麼？然後用直白的話說。

多數老闆甚至HR主管，他們可能都有各自專長的地方，可能是研發、業務、財務等，但就不一定是專精於HR領域，而有效溝通的前提：就是要能用白話把專業表達出來，先讓對方能懂你在說什麼，才有後續對話的餘地。



以上幫大家總結一下，讓老闆或主管買單訓練年度規劃與預算的五個好方法：1事前提供會議資料  2先講結論再講過程  3從他在意的地方開始講  4從錢的角度分析  5簡報內容要淺顯易懂

其實跟主管或老闆說明沒有這麼難，只要談到「溝通」，最主要還是建立在每個人的個性與彼此的信任上，平時好好做事、誠懇待人我覺得溝通並不會是件難事。另外，教育訓練的規劃其實並沒有一定的公式或方法，同一套訓練規劃不會同樣適合每一間公司，我覺得一名專業的教育訓練人員是只要你設計出的方案合邏輯，能適時用自己的影響力推進，順利達成預期成效，就很不簡單了～


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